How to prepare for PhD final synopsis submission

മഹാത്മാ ഗാന്ധി സർവ്വകലാശാലയിൽ ഗവേഷണ കാലത്തിന്റെ അവസാന ഘട്ടത്തിൽ ഉള്ള ഓരോ പ്രക്രിയയിലും ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങളും, തയ്യാറാക്കേണ്ട രേഖകളും ഗവേഷകൻ (Library and Information Science, 2012-2019 batch) ആയിരുന്നപ്പോൾ എന്റെ അനുഭവത്തിന്റെ വെളിച്ചത്തിൽ താഴെ പറയുന്നു. ഇവിടെ പറയുന്ന കാര്യങ്ങളും, യഥാർത്ഥ ക്രമനടപടികളും തമ്മിൽ വ്യത്യാസം കണ്ടേക്കാം.

ഗവേഷണത്തിന്റെ അവസാന ഘട്ടത്തിൽ സിനോപ്‌സിസ് സമർപ്പിക്കുന്ന നടപടികൾ ഗവേഷണ വിദ്യാർത്ഥികളിൽ ആശയക്കുഴപ്പം ഉണ്ടാക്കുന്നതാണ്. ധാരാളം രേഖകൾ തയ്യാറാക്കുകയും, അവ സർവ്വകലാശാലക്കു സമർപ്പിക്കുകയും വേണം. ഈ പ്രക്രിയ കൃത്യമായി മനസ്സിലാക്കാതെ ചെയ്‌താൽ സർവ്വകലാശാലയിലെ വിവിധ വിഭാഗങ്ങൾ കയറിയിറങ്ങി ഗവേഷകന് സമയ നഷ്ടം ഉണ്ടാകും.

സെമസ്റ്റർ റിവ്യൂ (Semester review)
എല്ലാ സെമസ്റ്റർ റിവ്യൂ മീറ്റിംഗുകളും നടത്തി, പ്രോഗ്രസ്സ് റിപ്പോർട്ട് തയ്യാറാക്കി വെക്കുക. അതിൽ ഗൈഡ്, റിസർച്ച് സെന്റർ മേധാവി, external expert തുടങ്ങിയവരുടെ ഒപ്പ്, സീൽ വാങ്ങി വെക്കുക. പ്രോഗ്രസ്സ് റിപ്പോർട്ട് കോപ്പി എടുത്തു വെച്ച ശേഷമേ ഒറിജിനൽ സർവ്വകലാശാലയിൽ സമർപ്പിക്കാവൂ. പ്രോഗ്രസ്സ് റിപ്പോർട്ടും, ഫീ അടച്ച രേഖകളും synopsis സമർപ്പിക്കുന്ന സമയത്തു ആവശ്യമുണ്ട്. ഫീസ് അടച്ച രേഖകൾ ഒറിജിനൽ, കോപ്പി എന്നിവ പ്രത്യേകം സൂക്ഷിക്കുക.

പ്രീ-പിഎച്ച്.ഡി വൈവ (Pre-PhD-Viva)
എല്ലാ സെമസ്റ്റർ റിവ്യൂ കഴിഞ്ഞ ശേഷം, പ്രീ-പിഎച്ച്.ഡി വൈവ നടത്താൻ ഗൈഡ് വഴി റിസർച്ച് സെന്റർ മേധാവിക്ക് കത്ത് നൽകുക. ഒരു External Expert നെ കണ്ടെത്തി അവരുടെ സമയവും, സൗകര്യവും ചോദിച്ചു മനസ്സിലാക്കി വേണം പ്രീ-പിഎച്ച്.ഡി വൈവ തീയതി നിശ്ചയിക്കാൻ. നിങ്ങളുടെ ഗവേഷണ വിഷയത്തിൽ നല്ല അറിവുള്ള ആളും, തീസിസ് മെച്ചപ്പെടുത്താൻ കഴിയും വിധം നിർദേശങ്ങൾ തരാൻ പറ്റുന്ന ഒരാളെ ആവണം External Expert ആയി ക്ഷണിക്കേണ്ടത്. നിങ്ങളുടെ തീസിസ് അദ്ദേഹത്തിന് നേരത്തെ തന്നെ വായിക്കാൻ അയച്ചു കൊടുക്കാം. എങ്കിൽ മെച്ചപ്പെട്ട അഭിപ്രായങ്ങൾ അദ്ദേഹത്തിനു നൽകാൻ സാധിക്കും. PhD Open Defence എന്ന പോലെ Power Point പ്രസന്റേഷൻ തയ്യാറാക്കുക. പ്രസന്റേഷൻ സമയത്തു ഒരു നോട്ട് പാഡും പേനയും കരുതിയാൽ, നിർദേശങ്ങൾ കുറിച്ച് വെക്കാം. നിങ്ങളുടെ സുഹൃത്തുക്കളോടും, കുറിച്ച് വെക്കാൻ ആവശ്യപ്പെടുക. പ്രസന്റേഷൻ ചെയ്യുന്ന തിരക്കിൽ നിർദേശങ്ങൾ കുറിച്ച് വെക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് സാധിച്ചെന്നു വരില്ല.

Pre-PhD-Viva ക്കു  മുൻപ് തന്നെ Synopsis തയ്യാറാക്കി ഗൈഡിനെ കാണിക്കുക. തിരുത്തലുകൾ ഒക്കെ നടത്തി തായ്യാറാക്കിവെക്കുക.

Adjudication നുള്ള അപേക്ഷ സർവ്വകലാശാല വെബ്‌സൈറ്റിൽൽ നിന്ന് ഡൌൺലോഡ് ചെയ്‌തു പ്രിന്റ് ചെയ്തു പൂരിപ്പിച്ചു വെക്കുക.  Pre-PhD-Viva കഴിഞ്ഞാൽ ഉടൻ തന്നെ ഗൈഡിനെ കൊണ്ടും, റിസർച്ച് സെന്റർ മേധാവിയെക്കൊണ്ടും ഒപ്പു വാങ്ങിപ്പിക്കുക.

Pre-PhD-Viva കഴിഞ്ഞാൽ Pre-PhD-Viva Report റിസർച്ച് സെന്റർ മേധാവിയുടെ കയ്യിൽ നിന്ന് വാങ്ങുക. സർവ്വകലാശാലാ റിസർച്ച് ഡയറക്ടറെ (Research Director) ഏൽപ്പിക്കാൻ ഉള്ളതാണ് Pre-PhD-Viva Report. കഴിയുമെങ്കിൽ അന്ന് തന്നെ Synopsis forwarding letters, ഗൈഡിന്റെ കയ്യിൽ നിന്നും, റിസർച്ച് സെന്റർ മേധാവിയുടെ കയ്യിൽ നിന്നും വാങ്ങി വെക്കുക. Pre-PhD-Viva ക്കു തലേന്നോ, രാവിലെയോ റിസർച്ച് സെന്റർ ഓഫീസിൽ എത്തി കത്തുകളും, റിപ്പോർട്ടുകളും ഒക്കെ തയ്യാറാക്കി വെക്കാൻ ഓഫീസിലെ ജീവനക്കാരെ ഓർമ്മപ്പെടുത്താം. രേഖകളിൽ അക്ഷരതെറ്റുകൾ വരാതെ ശ്രദ്ധിക്കുക.

Adjudication
Final Synopsis സർവ്വകലാശാലയിൽ സമർപ്പിക്കാനുള്ള നടപടി ക്രമങ്ങൾ തുടങ്ങാൻ പോകുകയാണ്. നിങ്ങൾ ഈ പ്രക്രിയ തുടങ്ങുമ്പോൾ പുതിയ ഒരു പ്ലാസ്റ്റിക് ഫോൾഡർ വാങ്ങി രേഖകൾ ശേഖരിച്ചു തരം തിരിച്ചു വെക്കാൻ തുടങ്ങണം. താഴെ പറയുന്ന രേഖകളുടെ ഒറിജിനലും, കോപ്പിയും നിങ്ങൾക്ക് മുന്നേ തയ്യാറാക്കി വെക്കാൻ സാധിക്കും. മിക്ക രേഖകളുടെയും കോപ്പി കൊടുത്താൽ മതി.

1. Application for adjudication (Pre-PhD-Viva നടക്കുന്ന ദിവസം തന്നെ തായ്യാറാക്കി, ഒപ്പുകൾ ഇട്ടു വാങ്ങുക)

2. Fee for adjudication (ഫീ അടച്ച ശേഷം, receipt രണ്ടു കോപ്പി എടുത്തു സൂക്ഷിക്കുക)

3. Forwarding letters from Guide and Principal/Director of the Research Centre (Pre-PhD-Viva നടക്കുന്ന ദിവസം തന്നെ തായ്യാറാക്കി, ഒപ്പുകൾ ഇട്ടു വാങ്ങുക)

4. Registration orders

Provisional registration order and Regularisation order, രണ്ടു ഓർഡറുകളുടേയും അഞ്ചു കോപ്പികൾ എടുത്തു കയ്യിൽ വെക്കുക. പലയിടത്തും ഇതിന്റെ കോപ്പി കൊടുക്കേണ്ടി വരും. ഈ രേഖകൾ ഗവേഷണം തുടങ്ങുമ്പോൾ നിങ്ങൾക്ക് കിട്ടുന്നതാണ്, തപ്പിയെടുത്തു വെക്കുക.

5. Joining order
Joining order ഗവേഷണം തുടങ്ങുന്ന സമയത്തു റിസർച്ച് സെന്ററിൽ നിന്നും നിങ്ങൾക്ക് കിട്ടേണ്ടതാണ്. കിട്ടിയില്ല എങ്കിൽ അതിനുള്ള ഫോം പൂരിപ്പിച്ചു റിസർച്ച് സെന്റർ മേധാവിയിൽ നിന്നും വാങ്ങി വെക്കുക. ഗൈഡ് ഒപ്പിടേണ്ടതാണ്. ഫോറം ഡൌൺലോഡ് ചെയ്യാൻ ഇവിടെ ഞെക്കുക.

5. Extension order (ഗവേഷണ കാലാവധി നീട്ടിക്കിട്ടാൻ നിങ്ങൾ അപേക്ഷ കൊടുത്തിരുന്നെങ്കിൽ ആ ഓർഡർ കോപ്പി).

6. Conversion from Full time to Part Time or vice versa, if any.

7. Order of Title change
(ടൈറ്റിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താനുള്ള ആവശ്യം ഉണ്ടെങ്കിൽ അതിനുള്ള നടപടികൾ നേരത്തെ പൂർത്തിയാക്കണം. അവസാന നിമിഷം അത് ചെയ്യാൻ പോയാൽ കാലതാമസം ഉണ്ടാവും).

8. Grade card of coursework (കോഴ്‌സ് വർക്കിൽ പങ്കെടുത്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ ഗ്രേഡ് കാർഡിന്റെ (Mark List) കോപ്പി).

9. Certificate from the Director of Research regarding pre-PhD presentation.
Adjudicationനു വേണ്ടി സർവ്വകലാശാല ക്യാമ്പസ്സിൽ എത്തിയാൽ ആദ്യം ചെയ്യണ്ട കാര്യമാണിത്. റിസർച്ച് ഡയറക്ടർ ആരാണെന്നു മനസ്സിലാക്കി വെക്കുക. അവരെ പോയി കണ്ടു റിസർച്ച് സെന്റർ മേധാവി തന്ന Pre-PhD-Viva Reportൽ ഒപ്പു വാങ്ങുക. അതുമായി നേരെ Administrative Block ന്റെ മൂന്നാം നിലയിലുള്ള AC AX സെക്ഷനിൽ PhD Registration regularise ചെയ്‌ത ഓർഡർ കോപ്പി സഹിതം കൊടുക്കുക. അവർ ഒരു സർട്ടിഫിക്കറ്റ് അടിച്ചു തരും. അതുമായി വീണ്ടും Director of Research നെ കണ്ടു ഒപ്പു വാങ്ങുക. ഒരു ഫോട്ടോകോപ്പി എടുത്തു സൂക്ഷിക്കുക. ഒറിജിനൽ കോപ്പി സമർപ്പിക്കേണ്ടി വരും.

10. Copy of the research paper published in a refereed journal, or the letter of acceptance.
മുകളിൽ പറഞ്ഞ (9) കാര്യത്തിനു Director of Research നെ കാണുമ്പോൾ ഇതും നടത്തുക. നിങ്ങൾ പ്രസിദ്ധീകരിച്ച ഗവേഷണ ലേഖനത്തിന്റെ കോപ്പിയും, പ്രസിദ്ധീകരണം സഹിതം കാണിച്ചു Director of Research ന്റെ ഒപ്പു വാങ്ങുക. Acceptance Letter ആണെങ്കിൽ അതിൽ ഒപ്പു വാങ്ങുക.

11. SSLC ബുക്കിന്റെ ഒന്നാം പേജിന്റെ കോപ്പി.

12. Copy of PG Degree certificate (e.g. MA. MSc.).

13. Synopsis- 12 copies (Minimum 1500 words) and one soft copy in a CD. പ്രാദേശിക ഭാഷയിലുള്ള synopsis എങ്കിൽ PDF രൂപത്തിൽ CD യിൽ കൊടുക്കണം. Synopsis കവർ പേജിൽ താഴെ പറയുന്ന കാര്യങ്ങൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം; Title of the thesis, Name of the research scholar, Guide, Subject, Faculty of Research, Centre of Research and Month and Year of Submission of synopsis. Synopsis cover page മാതൃക കാണാൻ ഇവിടെ ഞെക്കുക.

മുകളിൽ പറഞ്ഞ കാര്യങ്ങൾ എല്ലാം ഒരു പ്ലാസ്റ്റിക് ഫോൾഡറിൽ അടുക്കി വെച്ച് മഹാത്മാ ഗാന്ധി സർവ്വകലാശാല പുതിയ പരീക്ഷ ഭവനിലെ തപാൽ വിഭാഗത്തിൽ (അന്വേഷണ കൗണ്ടറിന്റെ സമീപം) എത്തുക. Adjudication ഫീസ് അടച്ച പേപ്പർ അവിടെ കൊടുത്തു സീൽ വെപ്പിക്കുക.  അവിടെ നിന്നും EB X വിഭാഗത്തിൽ (Ground Floor) എത്തുക. ബലമുള്ള ഒരു പേപ്പർ ക്ലിപ്പ് വെച്ച് കോപ്പികൾ ഉറപ്പിച്ചു വെക്കുക, ഒരു ടാഗ് ഉപയോഗിച്ച് കെട്ടുകയും ചെയ്യാം.  EB X ലെ ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥർ രേഖകൾ പരിശോധിച്ച് മറുപടി തരുന്നതായിരിക്കും. രേഖകൾ എല്ലാം ശരിയെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ അപേക്ഷ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യും. എന്തെങ്കിലും ആവശ്യമുണ്ടെങ്കിൽ EB X ൽ നിന്ന് വിളിച്ചു അറിയിക്കും. EB X ൽ നിന്നും നിങ്ങളുടെ ഫയൽ AC AX ലേക്ക് നീങ്ങും. അവിടെ ഫയൽ എത്തുമ്പോൾ താഴെ പറയുന്ന രേഖകൾ ആവശ്യമായി വരും, അവ തയ്യാറാക്കി വെക്കാം.

  1. എല്ലാ സെമസ്റ്റർ റിപ്പോർട്ടിന്റെയും കോപ്പികളും, ഫീസ് അടച്ചതിന്റെ രസീതുകളും.
  2. സർവ്വകലാശാലാ ലൈബ്രറിയിൽ നിന്നും, NOC വാങ്ങി വെക്കുക. നിങ്ങൾ അവിടെ അംഗം അല്ലെങ്കിൽ പോലും NOC വാങ്ങണം.

(തുടരും..)

Sample Letters and documents

Forwarding Letter from Principal/Director of the Research Centre

Synopsis Forwarding Letter from Research Guide

 

Advertisements